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行政前台主要工作职责

2017-07-07 04:57:04 来源网站:国际范文网

篇一:行政前台岗位职责

行政前台岗位职责

日常事务:

1、 对来访客人做好接待、登记、引导工作,及时通知被访人员。对无关人员、 上门推销和无理取闹者应拒之门外。

2、 负责公司电话接听、收发传真、文档复印等工作,并按要求转接电话或记录 信息,确保及时准确。

3、接待用品、清洁用品申请和正确使用。 4、卫生情况考察和监督。

5、公司员工通讯录整理更新、上传。

6、下班前巡查办公电脑、设备是否关闭,如有人员加班,则交接到具体某位员工负责。

7、保持公司前台清洁卫生,展示公司良好形象。

8、监督员工每日考勤情况,并负责每月统计公司员工的考勤情况,考勤资料存档。

9、负责公司快递、信件、包裹的收发工作。

10、负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补。 11、负责会议的协调、安排,做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作。 12、做好材料收集、档案管理等工作。

13、积极配合公司的各项活动,做好后勤保障工作。

14、负责公司订票、订餐外联工作。

15、积极配合行政部门进行公司内部活动,如员工生日会、公司集体活动、拓

展等业务的联系、通知、协调事宜。

16、公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜。 17、协助上级完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。

18、协助上级进行内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务。 19、协助上级做好公司各部门之间的协调工作,积极完成上级交办的临时事务。

工作标准:

前台接待人员工作标准 1、电话接听:

电话机旁边备纸、笔,主动提供留言服务,随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。 1.1 外线来电:

1.1.1 电话振铃三声之内必须及时接听。

1.1.2 接听电话时口齿清晰,声音甜美温和:“您好!那然生命文化股份有限公

司,请问您是哪里?您找哪位?”并及时记录对方信息及来电时间。忌以“喂”开头。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”前台

接起电话时要保持良好坐姿,声音不急不慢,并保持轻松、愉快的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中,要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

1.1.3 如所找其人确认不在办公室,应及时回应:“您好。****现在不在位上,

请问可否联系其他工作人员。”

1.1.4 如对方不同意联系其他工作人员,应回应:“请问您有急事吗?可否留下

您的联系方式,我会及时帮您通知。”并慎重告知对方其所找人员的手机号码。(公司工作人员的联系方式不得随意透露)。如对方同意留下联系方式,应记录好并及时通知相关工作人员。

1.1.5 如对方同意联系其他的工作人员,应告知办公室电话。 1.2 内线来电:

1.2.1 电话振铃三声之内必须及时接听。

1.2.2 接听电话时口齿清晰,声音甜美温和:“您好,前台,请问有什么事情需

要帮忙吗?” 2、来访人员接待:

2.1 礼貌待客,起身微笑服务。“您好,请问您找哪位?您有预约吗?” 2.2 如有预约应及时电话确认并做好来访人员的登记。在不离开工作岗位的基

础上有效地把客人指引到相关部门(指一下方向即可)。 2.3 如来访人员没有预约,电话确认对方是否同意接待。

2.3.1 如果来访者知道找谁,但没有预约,前台要打电话问问,告诉相关同事

或领导,***单位的***来访,不知道是不是方便接待。在不方便接待的情况下,处于对来访者的礼貌和方便,应委婉的拒绝并及时送客。“对不起!您所找的人员现在不在位上,需要转达您的讯息吗?等他回来后我会及时地通知他。”

2.3.2 如同意接待,做好来访人员的登记。在不离开工作岗位的基础上有效地

把客人指引到相关部门。

2.3.3 如果要找的人正在忙,可以请其稍等,用规范的礼仪引领来访者入洽谈

室或会议室坐下,并为其倒水。如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,不要扔在那里不管。

3、其他:

3.1 应主动跟进出公司的领导问好。

3.2 主动沟通和协调各部门之间的关系,对职权范围外的工作及时汇报。 3.3 管理好前台的设备,如发现设备使用不正常时,应及时向相关人员汇报并

及时处理。

3.4 维护好前台的卫生。保持接待区域内的卫生。 3.5 监督卫生阿姨工作,保证办公环境的整洁。 3.6 负责领导办公室茶具、烟缸等的清洁。 4、公司前台礼仪规范:

面带笑容,保持开朗心态,有利于营造和谐、融洽的工作气氛;保持身体清洁卫生,这不仅是健康的需要,更是文明的表现,有利于与人交往;头发梳理整齐、面部保持清洁;女员工不化浓妆;指甲修剪整齐,不涂抹鲜艳指甲油;可以使用清新、淡雅的香水。 5、前台行为规范:

5.1 举止文明大方,注意坐姿、站姿; 5.2 禁止打闹嬉戏、严禁上班时间大声喧哗; 5.3 注意文明办公,严禁上网聊天。

那然生命股份有限公司—那然公社事业部

2015年7月7日

篇二:公司行政前台岗位职责

行政人事部 行政助理兼前台

1、负责公司总机电话的转接工作,熟悉各分机号码,对未能联络上的电话,记录在案并及时转告、负责来访人员的登记、接待。绝不允许前台空置无人,如有特殊情况,找人接替。

(1)对来访人员,礼貌的了解基本情况后,请来访者到会议室稍坐,及 时联系其要找的人。

(2)对面试人员,请面试人员出示招聘简历,带到会议室等待,准备好 招聘信息表,并通知相关部门领导进行面试。

(3)接待公司的重要客人或者总经理的朋友等,将其带到总经理办公室, 准备好茶、热水及杯子,来宾就位后上茶(根据客人喜好准备茶、咖 啡、白水),随时关注来宾是否需要加水,会客完毕后将桌子清理干 净(如有吸烟者,准备烟缸,会客完毕后将烟缸清洗干净)

2、保证行政电子设备的正常使用,包括:打卡机、传真机、复印机等,若出现故障,及时联系供应商,饮用水的订购;员工考勤休假情况的监督与管理,并协助人事进行面试通知、招聘接待及员工入、离职等手续;

3、日常办公用品、桶装水、工作餐的统计、预订、数据汇总和分摊费用;

4、打印、复印文件和管理各种表格文件,管理办公用品,管理打印机、传真机、等办公器材;

5、负责公司领导及需安排午餐客户的午餐预定;

6、办理新员工工卡、考勤的指纹预留,负责员工考勤管理、外出登记管理及统计、协助HR部门制作考勤;

7、公司进行培训、或者召开会议时,须提前到会议室,做好准备工作。包括设备(电脑、投影仪、灯光等)的检查,会议座椅的摆放和清洁等;会议结束后,将会议室回归整齐。

8、其它行政一般事[标签:tupian]务,并兼职人力资源助理工作。负责每月办公用品申购汇总,办公用品采购,并对办公用品的领用、发放、出入库进行管理。 入职员工办公用品的领用及座位安排

9、负责公司新进员工办公地点、办公桌椅、门卡、电话、办公用品等前期准备工作以及离职员工的交接工作;

10、负责与大厦物业、办公设备供应商等协调联系,以维护办公室环境卫生,保障良好的办公环境和办公设施正常运转;

11、负责员工日常及差旅报销单的初审及上报工作;部门各项费用统计、结算、支付、报销;老总手机充值 ;更新管理员工通讯地址和电话号码等联系方式;印名片、绿植租摆的预定及与物业的费用对账结账;

12、负责办公室行政秩序管理,包括办公设备维护、办公家具摆放、办公环境整洁、人员着装等;

13、负责组织安排公司例会、办公会议或会同有关部门筹备公司其它会议及有关重要活动

14,负责董事长、总经理及本部门有关文件的打印、复印、传真收发事务;为总监级别以上员工提供文件录入、打印、复印,邮箱管理等行政秘书工作;

15,负责与其他部门的协调工作,做好信息的上传下达;

16、负责公司信件、包裹、报纸等东西的收发与转交,收件或寄发快递时,均要做好登记工作,避免快件丢失;统计当月快递发放明细,核对快递公司对账单,报销相关费用。

17、负责公司员工出差/公司来访客户所需机票、火车票及宾馆预订;

篇三:行政前台工作职责

行政前台工作职责

1、接听前台电话,处理投诉和电话回访、有礼貌地接待来访人员并及时通知被访人员;

2、负责总经理办公室的清洁卫生,每天早上上班前打扫。

3、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送;

4、前台不能空岗,有事或请假必须找他人代岗,做好交接工作;

5、负责办公区域的环境维护、保证设备安全及正常运转,检查每日的卫生打扫情况及工牌佩戴情况。午休后卫生的检查,包括总经理办公室、会议室及阳台;

6、日常文书、资料整理归档,保证前台资料和电脑文档的整洁有序;

7、协助公司员工的复印、打印及传真等工作;

8、及时整理二次用纸,提倡节俭;

9、放假通知的拟定与张贴;

10、员工考勤工作和外出登记,每天检查到岗情况,早上中午午会时协助会议主持人进行点名,每天不定时检查员工有无中途离岗等,违反考勤制度的、没有正规手续的,一律严格按制度执行;

11、员工名片的订做,及时缴电费网费,通知送饮用水,员工工作牌的制作;

12、每周六及法定假日前大扫除分组安排及通知;每周六开部门会议,进行工作汇报及会议记录,撰写会议纪要;

13、及时下达领导的各类通知包括口头通知;

14、大门照片墙员工照片的及时更换与完善、员工工牌的制作;

15、每日音乐的开关,早上到9:00,中午12:00-12点30,下午17:40-18:00;

16、如有客户到访,及时给客户递送茶水,客户走后,及时收拾会议室、洽谈室的水杯,清理烟灰缸;

17、管理办公用品,对公司人员申请领用办公用品进行登记,发放。月底进行库存盘点工作,并将汇总表上报给行政经理一份,办公用品盘点工作结束后,填写采购申请单,交由领导审批,审批通过后进行采购;

18、每月25日上交4个活动策划,每周三之前上交一个完善的活动策划书,周六员工活动的组织与安排;

19、月末需要上交的报表:办公用品进出库盘点表、采购计划申请表、员工罚款明细表、员工活动策划书、费用报销明细表;

20、绿植需要维护时及时通知租赁公司工作人员来公司维护及更换。

21、对于违反公司制度的,参照《公司奖惩制度》进行惩处。当日下处罚通知单交由部门主管,将罚款收上计入公司“欢乐基金”。


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