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行政前台的工作职责

2017-07-07 04:54:05 来源网站:国际范文网

篇一:行政前台-岗位职责及工作要求

行政人事部经理

职务:行政前台

上级主管:行政人事部经理

工作对象:全司人员

主要职责:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9. 日常到访客人的接待,协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。 公司电话的接听(转接、代接)和记录、转达工作。 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 公司各类往来文件(电子邮件、传真)的收发、处理和归档。 公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。 对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。 对设备遥控板、个人办公区域的管理。 公司办公用品、日用品的日常管理工作(采购、发放、管理)。 日常的打印、复印以及相关设备的检查。(日后涉及“使用管理”) 行政前台 行政人事专员 信息技术专员

10. 公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程安排;

11. 非长期性预订车辆的管理和费用结算;

12. 公司后勤管理,及各类费用的支付工作,包含:物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等;与对应单位,如保洁公司、

物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通;

13. 库存管理。每季度末,与行政人事专员共同盘点库存。

14. 档案管理。每季度末,向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表;电子文档备存部门经理处。

15. 本人工作管理。按日提报工作写实,按季度提报本人季度工作报告及下季度工作总结,按年提报年度工作报告;通过定期对本职工作

的总结,以完善和提高现有工作水平;

16. 公司负责人及部门经理交办的其他工作。

工作流程和工作要求:

1. 接待日常到访客人,协助公司负责人及部门经理做好日常公关工作。

工作流程:

1) 客户进门起身迎接并询问来访事由,登记《客户来访登记簿》,了解来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访,不得将公司

领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人;若有事宜,尽量选用转告方式。

2) 如有必要,安排来访者前往会客室或等候处稍坐片刻;

3) 准备招待茶水饮料;

4) 通知相关工作人员有人来访;

5) 每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别;

6) 客人[标签:tupian]离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室的整洁;

7) 若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记,及时通知相关人员做回复;若来访

者表示下次再来,则需在《客户来访登记簿》上注明;

8) 及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由,并确保工作人员及时回复;

9) 及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政专员归档。

注意事项:

1)

2)

3)

4)

2. 接待客户热情周到,及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室; 《客户来访登记薄》的详细记录;并及时将使用完的记录归档; 及时通知相关被访人员,若被访人员不在,要及时转告以确保及时回复; 不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。 公司电话的接听(转接、代接)和记录、转达工作。

工作流程:

1) 电话响铃一声后,立即接听,“您好,捷时特物流”,同时注意礼貌和商务用语;

2) 接听电话时应控制音量,不应影响其他人的正常工作;但同时体现公司良好的精神面貌,语言简练、态度温和;

3) 对方所要找的人不在时,应询问对方是否希望留言或留下回电号码,切忌立即挂断电话;

4) 通话之后,应轻轻挂断电话,并且尽可能等对方挂断后再放下听筒;

5) 没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨,首先致歉,再询问刚才来电的目的;

6) 将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上;

7) 记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。

8) 及时将用完的《来电记录表》归档。

注意事项:

1) 来电接听迅速,接听电话使用普通话,声音柔和;

2) 了解清楚来电人的基本信息以及意图,及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等,需要转接的及时将电话转给相

关工作人员;

3) 如遇信息接收人不在,应采取通知的方式及时转达信息,(通知方法详见“通知流程”);

严禁事项:

1)

2)

3)

3. 来电接听不主动、不及时,接听电话用语粗鲁; 未及时和详细记录来电信息,忘记转达、转达不及时或传达信息错误; 《来电记录表》按年度不及时归档。 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 工作流程(邮件签发及费用结算):

1) 总部各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好,在《LPL邮件发送登记表》上登记后,交行政前台统一寄出。

2) 合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按《LPL邮件发送登记表》的备注相关规定,填写详细的信息,以备日后跟踪核查。

3) 需要通过长途汽车托运邮件、物品的,寄件人应先按要求填写《LPL邮件发送登记表》,再自行寄出,并在表格“备注”中注明“托

运,自行寄出”。

4) 根据邮件发送清单和快递/邮政底单,按月度与快递/邮政公司清算费用,不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。

5) 对未按期收到邮件的情况做以记录,了解原因;月度超过2次事件后应汇报部门经理,提出解决办法。 工作流程(邮件签收):

1)

2)

3) 公司总部收取的各类邮件、物品统一由行政前台在《LPL邮件签收登记表》(附件2)上签收登记后,再分发至各收件人处。 收件人在收到行政前台分发的邮件后,应在《LPL邮件签收登记表》上签字确认。 邮件、物品一经签收,签收人即对公司邮件、物品承担保管责任;如因签收人保管不当造成公司文件、票据、物品等丢失的,签收人

承担相应责任。

4)

5)

6)

7) 如行政前台无人在公司时,应交办本部门其他人员代做此项工作。 如收件人不在公司,行政前台应将该文件、物品交于收件人本部门的其他在司同事代为签收;如本部门其他同事也无人在司时,行政人事部应电话告知收件人,按其要求保管邮件、物品或转交他人。 代收文件后,签收人应第一时间通知收件人,及时处理邮件、物品。否则,签收人应承担因此延误的相关责任。 对公司丢失文件情况做以记录,了解原因,马上汇报部门经理,提出解决办法。

严禁事项:

1) 收件人未在《LPL邮件签收登记表》签收文件,就擅自领走文件。

2) 行政前台在未亲自将文件交予本人或签收人手中前,擅自将文件放置在办公桌上。

3) 不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。

4. 公司各类往来文件(电子邮件、传真)的收发、处理和归档。

工作流程(非电子邮件类)

1) 前台收/发文件应及时在《收文明细》/《发文明细》中登记文件收/发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等;并签字,

发文中还需要求收件人签字;

2) 前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象,并要求收发件人签字,如需本部保存的,需要及时归档;

3) 前台应(电话确认或网络查询等方式)确保本人经办的文件对方已收到;

4) 将《收文明细》/《发文明细》分别按项目分类归档。

注意事项:

1) 详细填写《收文明细》/《发文明细》,并要求相关经办人签字,以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容;

2) 及时转交给相关人员;

3) 按项目分类归档。

工作流程(电子邮件类)

1) 前台需询问所收/发文件的相关内容,项目名称,需转交对象等;

2) 在电脑上建立新文件夹,如:“年月日_收发文件”,在该文件夹中建立一个“收”/“发”的文件夹,然后在“收”/“发”的文件

夹中建一个“年月日_项目名称”的文件夹;

3) 将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中,并同样在《收文明细》/《发文明细》中记录,收/发方式在备注中注明;

4) 及时将文件转传给相关项目负责人,并确认对方收到;

5) 当天工作结束后,将接收/发送的文件归档。(日后需要整理后存至服务器相应项目文件夹中。)

注意事项:

1) 了解所收/发文件内容,按收/发时间、项目建立相应的文件夹,并做好书面记录,便于查找;

2) 及时将收/发文件转给相关负责人,并确认是否收到;

3) 按时将每天收/发的文件发给档案管理员,由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

5. 公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。

工作流程:

1) 每天早上9:00、中午13:20和下午17:55检查公司所有办公场所(包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等)的卫生和办

公家具的摆放情况,及时收纳整理,保持各桌椅整齐,桌面、地面清洁无杂物;下班后,保证门、窗的关闭,电脑、空调等电源的切断;

2) 保证办公家具、装修墙面、地面等的完好,每日检查并做记录《办公区检查表》,如出现问题,立刻予以修复;重大问题需要上报部

门经理审批。

3) 总经理办公室的环境保持及检查;

4) 保持办公区空气清新,公共办公区域和总经理办公室及各办公室开窗,以便空气流动;

5) 报刊整理整洁有序,废旧报刊、家具等处理及时(处理费用定期上交财务部门),计入《备用金流水帐簿》;

6) 做好《消耗品领用登记》;

6. 对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查

工作流程:

1) 了解外用保洁、植物租摆租赁的服务内容;

2) 对每次相关服务做好检查和监督工作,并做好相关记录;

3) 及时对检查问题与相应单位沟通解决,并作出记录,定期归档。

注意事项:

1) 对外用单位相关服务进行审核;

2) 做好相关记录,并及时上交存档。

3) 相关记录:《植物租摆维养记录》、《植物租摆更换记录》、《保洁情况记录表》

7. 对设备遥控板、个人办公区域的管理

工作流程:

1) 空调、投影等遥控板集中管理;

2) 上、下班时检查所有的电源开关;

3) 检查所有办公桌上的文件及办公用品的归类。

注意事项:

1) 遥控板是否在各办公室使用后没有归还;

2) 人员下班后,办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开;

3) 人员下班后,图纸、重要文件不得随意铺在办公桌上没有收捡。

8. 公司办公用品、日用品的日常管理工作。(采购、发放、管理)(主要内部发放、属于必备品)

工作流程:

1) 保证公司办公用品(办公文具、打印纸、门卡、钥匙等)、日用品(茶叶、饮用水、纸张、抽纸、纸杯等)的充足,定期、及时补给;

2) 购买物品及时填写《入库单》

3) 保证总经理办公室内的办公用品、日用品的补给,保证正常办公供应;

4) 依据《办公用品领用表》核发员工办公用品;

5) 按季度,与行政人事专员共同盘查办公用品、日用品库存,并签署库存盘查单,及时归档。

6) 严禁铺张浪费。

9. 日常的打印、复印以及相关设备的检查。

工作流程:

1)

2)

3)

4) 每天早上上班时间检查打印机、复印机、考勤机、电话机等设备,如出现异常,第一时间要求信息技术专员予以维修。 保证办公区打印纸的及时补充; 做好各类纸张(财务单据、白纸、再生纸、废纸、红头文件)的分类工作; 及时做好废纸的销毁和处理;(带有财务数据和公司重要内容的纸张必须通过碎纸机销毁)。

注意事项:

1. 熟练操作打印、复印机,并及时补充用纸;

2. 完成公司日常的打印、复印工作,做到节约资源;

3. 打印、复印机等设备出现问题不得私自解决,应及时报修,并联系相关专业人员进行维修;

4. 节约资源,爱惜纸张;

10. 公司领导、员工、客户的住宿、车辆、用餐的预定和安排;临时性用车的车辆管理和费用结算。

工作流程:

1) A 住宿预定:预定前,需要了解住宿人员的住房要求,内容涉及:酒店星级、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、是

否24小时热水、是否能够上网、是否配备电脑、是否含早餐;客人是否需要无烟房,床大小的要求等;费用支付方式(仅预定或挂账或代垫等);酒店是否需要现金或刷卡等。

2) 酒店预定后确认:最好有纸质(盖章签字)的传真确认,以保证预定成功;

3) 酒店预定完毕后,需要短信或邮件告知预定信息:A内容参见第1条;B告知赴前台后报的信息;C如何抵达酒店路线及酒店电话。

4) 酒店预订单应及时归档。《酒店预订单》文件夹。

5) B 车辆预定:预定前,需要了解:坐车人数、天数、车型要求、司机要求;预定时,要保证车况良好、司机驾驶技术娴熟、职业习惯

良好;

6) 车辆使用前确认:必须拿到租赁公司的《派车单》,方可使用车辆。否则,车辆出现任何事故及引起的一切责任将无法确保承担责任

单位。

7) 车辆使用后,需要双方补充《车辆使用费用表》。

8) 租赁费用结算以双方签字确认的《派车单》和《车辆使用费用表》

9) C 餐厅预订。日常中,多了解当地特色的酒店和餐厅,按酒店级别和菜系等进行分类。预定前,需要了解预订要求,内容涉及:酒店

消费水平、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、是否带卫生间、是否有最低消费;酒店是否需要现金或刷卡等。

11. 非长期性预订车辆的管理和费用结算;

工作流程:

1) 建立《非长期性预订车辆管理档案》;

2) 根据《派车单》《车辆使用费用表》,按月度与车辆租赁公司结算相应费用;

3) 通过使用人,记录使用车辆的车况、司机驾驶技术和服务水平,按月度作出评估;同时向公司提出是否进一步与车辆租赁公司合作的

意见和建议。

12. 公司后勤管理,及各类费用的支付工作,包含:物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等;与对应单位,如保洁公

司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通。

工作流程:

1) 后勤管理。

2) 了解公司与各对应单位的合同规定,对方的职责范围;是否出现提供的服务与合同不符的地方;通过日常工作记录,对各对应单位进

行评估,为公司选择服务单位意见和建议;

3) 了解各类费用结算周期和支付标准;

4) 按期支付,不得因延迟支付影响办公区的正常办公;严禁出现因个人原因,出现公司停水、电,或电话、网络无法使用的情况;

5) 结算时,核对实际使用费用和结算费用是否相符。

6) 对于需要改进的方面,应及时回报反馈意见,并提出改进意见和方案,上报部门经理审批。

7) 对各对应单位进行评估,为公司次年选择服务单位提供意见和建议。

13. 库存管理。每季度末,与行政人事专员共同盘点库存。

工作流程:

1) 每季度末(月度20日-30日),本人作为盘点人,行政人事专员作为监盘人,进行库存盘点,签署库存盘点确认表,备行政人事部

经理处。

2) 每年末(月度20日-30日),本人作为盘点人,行政人事专员作为监盘人,部门经理作为审核人,进行库存盘点,签署库存盘点确

认表,备行政人事部经理处。

3)

4) 盘点合格标准:库存剩余=购买总数-领用总数所需文件:《入库单》、《领用单》

14. 档案管理。每季度末,向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表;电子文档备存部门经理处。

工作流程:

1)

2)

3)

2) 每季度末(月度20日-30日),向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表,提报审核; 文档列表交予部门经理,需要与实际文档进行核对; 审核通过后,电子文档备存部门经理处。 审核合格标准:工作要求中的各类签署表格齐全,且项目内容符合公司要求。

15. 本人工作管理。按日提报工作写实,按季度提报本人季度工作报告及下季度工作总结,按年提报年度工作报告;通过定期对本职工

作的总结,以完善和提高现有工作水平;

16. 公司负责人及部门经理交办的其他工作。

篇二:公司行政前台岗位职责

行政人事部 行政助理兼前台

1、负责公司总机电话的转接工作,熟悉各分机号码,对未能联络上的电话,记录在案并及时转告、负责来访人员的登记、接待。绝不允许前台空置无人,如有特殊情况,找人接替。

(1)对来访人员,礼貌的了解基本情况后,请来访者到会议室稍坐,及 时联系其要找的人。

(2)对面试人员,请面试人员出示招聘简历,带到会议室等待,准备好 招聘信息表,并通知相关部门领导进行面试。

(3)接待公司的重要客人或者总经理的朋友等,将其带到总经理办公室, 准备好茶、热水及杯子,来宾就位后上茶(根据客人喜好准备茶、咖 啡、白水),随时关注来宾是否需要加水,会客完毕后将桌子清理干 净(如有吸烟者,准备烟缸,会客完毕后将烟缸清洗干净)

2、保证行政电子设备的正常使用,包括:打卡机、传真机、复印机等,若出现故障,及时联系供应商,饮用水的订购;员工考勤休假情况的监督与管理,并协助人事进行面试通知、招聘接待及员工入、离职等手续;

3、日常办公用品、桶装水、工作餐的统计、预订、数据汇总和分摊费用;

4、打印、复印文件和管理各种表格文件,管理办公用品,管理打印机、传真机、等办公器材;

5、负责公司领导及需安排午餐客户的午餐预定;

6、办理新员工工卡、考勤的指纹预留,负责员工考勤管理、外出登记管理及统计、协助HR部门制作考勤;

7、公司进行培训、或者召开会议时,须提前到会议室,做好准备工作。包括设备(电脑、投影仪、灯光等)的检查,会议座椅的摆放和清洁等;会议结束后,将会议室回归整齐。

8、其它行政一般事务,并兼职人力资源助理工作。负责每月办公用品申购汇总,办公用品采购,并对办公用品的领用、发放、出入库进行管理。 入职员工办公用品的领用及座位安排

9、负责公司新进员工办公地点、办公桌椅、门卡、电话、办公用品等前期准备工作以及离职员工的交接工作;

10、负责与大厦物业、办公设备供应商等协调联系,以维护办公室环境卫生,保障良好的办公环境和办公设施正常运转;

11、负责员工日常及差旅报销单的初审及上报工作;部门各项费用统计、结算、支付、报销;老总手机充值 ;更新管理员工通讯地址和电话号码等联系方式;印名片、绿植租摆的预定及与物业的费用对账结账;

12、负责办公室行政秩序管理,包括办公设备维护、办公家具摆放、办公环境整洁、人员着装等;

13、负责组织安排公司例会、办公会议或会同有关部门筹备公司其它会议及有关重要活动

14,负责董事长、总经理及本部门有关文件的打印、复印、传真收发事务;为总监级别以上员工提供文件录入、打印、复印,邮箱管理等行政秘书工作;

15,负责与其他部门的协调工作,做好信息的上传下达;

16、负责公司信件、包裹、报纸等东西的收发与转交,收件或寄发快递时,均要做好登记工作,避免快件丢失;统计当月快递发放明细,核对快递公司对账单,报销相关费用。

17、负责公司员工出差/公司来访客户所需机票、火车票及宾馆预订;

篇三:行政前台岗位职责

广泽控股集团行政前台岗位职责

职务:行政前台

【日常事务】

1、负责公司前台接待工作。

2、负责公司电话接转、收发传真、文档复印等工作。

3、接待用品、清洁用品申请。

4、卫生情况考察和监督,以及接待客人后茶具的清洁(每天1到2次)。

5、花草定期养护

6、公司员工通讯录整理更新。

7、下班前巡查办公电脑、设备是否关闭,如有人员加班,则交接到具体某位员工负责。

【人事事务】

1、每天在各大网站发布和刷新招聘信息。

2、通知面试人员面试时间、接听面试电话。

3、做好面试人员简历的整理、筛选。

工作标准:

前台接待人员工作标准

1、电话接听

电话机旁边备纸、笔,主动提供留言服务,随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。

1.1 外线来电

1.1.1 电话振铃三声之内必须及时接听

1.1.2 接听电话时口齿清晰,声音甜美温和:“您好!广泽控股集团,请问您是哪里?您找哪位?”并及时记录对方信息及来电时间。忌以“喂”开头。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”前台接起电话时要保持良好坐姿,声音不急不慢,并保持轻松、愉快的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中,要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

1.1.3 如所找其人确认不在办公室,应及时回应:“您好。****现在不在位上,请问可否联系其他工作人员。”

1.1.4 如对方不同意联系其他工作人员,应回应:“请问您有急事吗?可否留下您的联系方式,我会及时帮您通知。”并慎重告知对方其所找人员的手机号码。(公司工作人员的联系方式不得随意透露)。如对方同意留下联系方式,应记录好并及时通知相关工作人员。

1.1.5 如对方同意联系其他的工作人员,应告知办公室电话。

1.2 内线来电

1.2.1 电话振铃三声之内必须及时接听。

1.2.2 接听电话时口齿清晰,声音甜美温和:“您好,前台,请问有什么事情需要帮忙吗?”

2、来访人员接待

2.1 礼貌待客,起身微笑服务。“您好,请问您找那位?您有预约吗?”

2.2 如有预约应及时电话确认并做好来访人员的登记。在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门(指一下方向即可)。

2.3 如来访人员没有预约,电话确认对方是否同意接待。

2.3.1 如果来访者知道找谁,但没有预约,前台要打电话问问,告诉相关同事或领导,***单位的***来访,不知道是不是方便接待。在不方便接待的情况下,处于对来访者的礼貌和方便,应委婉的拒绝并及时送客。“对不起!您所找的人员现在不在位上,需要转达您的讯息吗?等他回来后我会及时地通知他。”

2.3.2 如同意接待,做好来访人员的登记。在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门

2.3.3 如果要找的人正在忙,可以请其稍等,用规范的礼仪引领来访者入洽谈室或会议室坐下,并为其倒水。如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,不要扔在那里不管。

3 其他

3.1 应主动跟进出公司的领导问好。

3.2 主动沟通和协调各部门之间的关系,对职权范围外的工作及时汇报。

3.3 管理好前台的设备,如发现设备使用不正常时,应及时向相关人员汇报,并及时处理。

3.4 维护好前台的卫生。保持接待区域内的卫生。

3.5 监督卫生阿姨工作,负责其签到工作。

3.6 负责领导办公室茶具清洁,客人接待完毕离开后。

3.7 负责办公室花草养护工作。见花草养护记录表。

4 公司前台礼仪规范

面带笑容,保持开朗心态,有利于营造和谐、融洽的工作气氛;保持身体清洁卫生,这不仅是健康的需要,更是文明的表现,有利于与人交往;头发梳理整齐、面部保持清洁;女员工不化浓妆;指甲修剪整齐,不涂抹鲜艳指甲油;可以使用清新、淡雅的香水。

5 前台行为规范

5.1 举止文明大方,注意坐姿、站姿;

5.2 禁止打闹嬉戏、严禁上班时间大声喧哗;

5.3 注意文明办公,严禁上网聊天

5.4 严格遵守《文明办公公约》

6. 人事事务

6.1、每天在各大网站发布和刷新招聘信息,做好发布登记(发布网站、时间、岗位)。

6.2通知面试人员面试时间、接听面试电话,做好登记(人员来源网站、人员姓名、电话,应聘岗位,通知时间)。

6.3做好面试人员简历的整理、筛选(可录用人员,安排主管面试;不可录用人员简历存档,并注明不录用原因)。


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